A pandemia do Covid-19 nos mostrou a necessidade de novas dinâmicas de trabalho, que incluíram home office e comunicações à distância. Reuniões e apresentações se valem do uso de telefone, videoconferências e outras plataformas de comunicação para viabilizar esses momentos e aproximar, ainda que à distância, as pessoas. Mas como proceder nesses casos?
Quando a tecnologia media nossas mensagens, perdemos o contato pessoal e também a sensação de conexão que o olho no olho trás. É fundamental que você entenda esse novo contexto, para se adaptar às particularidades e saber explorar as oportunidades e possibilidades que eles apresentam com esse novo cenário.
Para começar, presencial ou à distância, em toda comunicação você precisa saber aonde quer chegar com seu discurso, ter o seu objetivo bem definido é fundamental para o sucesso da sua mensagem. E quanto mais específico e “cirúrgico”, melhor.
Quando você estabelece qual é o objetivo da sua mensagem, fica mais simples construir o caminho que te levará até lá. Então, na hora de elaborar um roteiro, lembre-se de que a primeira tarefa é definir sua mensagem central. A partir daí, construa sua história com argumentos, dados, fatos e informações que se relacionem com a mensagem central.
Por fim, depois de estruturar o roteiro, é hora de pensar na plataforma de comunicação que vai intermediar a sua comunicação.
TELEFONE
Para mensagens rápidas destinadas a uma única pessoa, o telefone pode ser uma boa escolha. O único recurso que comunicador possui nesse caso é a sua própria voz. Por isso, é importante criar imagens na cabeça do ouvinte.
Mais do que falar, falar e falar, você precisa criar situações que fiquem claras para quem te escuta. Isso vai forçar você a ser mais preciso e ilustrativo na comunicação, contando histórias com mais riqueza de detalhes, o que invariavelmente leva a uma melhor compreensão da audiência.
Ao mesmo tempo, seja conciso nas suas mensagens. Isso ajuda a deixar claro seus objetivos e suas intenções. E isso se torna ainda mais importante quando não temos o contato visual para ajudar nas interações e interpretações.
VIDEOCONFERÊNCIA
Para reuniões e apresentações, a videoconferência é a solução mais indicada. Quando utilizamos alguma tecnologia que permite a captura e transmissão de vídeo, dispomos de mais recursos para potencializar a nossa comunicação.
No entanto, alguns cuidados são importantes para planejar a sua mensagem:
1.Teste a tecnologia
Antes da sua reunião ou apresentação, faça um teste com a ferramenta escolhida para verificar se a tecnologia está funcionando corretamente. Confira se não há atrasos na transmissão de vídeo, se os arquivos estão sendo compartilhados com sucesso para os participantes e se o áudio está claro.
Sinal atrasado e áudio distante, por exemplo, podem desfocar os seus ouvintes. Lembre-se, mesmo no ambiente virtual, o foco deve estar em você e na sua mensagem.
2.Atenção para o ambiente
As pessoas que estão participando da sua conferência estarão observando você e o ambiente de onde você estará fazendo a sua transmissão. Tome cuidado para que quadros, decorações e outros estímulos visuais não roubem a atenção daquilo que realmente importa: o que está sendo comunicado.
Se não quiser destacar nada do ambiente, utilize um fundo totalmente branco ou algum recurso que permita desfocar o que não está em primeiro plano.
Outra solução é colocar ao fundo alguma imagem (quadro, foto e pôster, entre outros) que remeta à mensagem que será transmitida.
3.Uso de Recursos Multimídia.
As tecnologias de videoconferência e apresentações à distância permitem que você utilize recursos multimídia associadas. Ou seja, é possível compartilhar áudio, imagem, apresentação, documento, planilhas e até mesmo outros vídeos.
Não hesite em utilizar recursos que colaboram para explicar melhor a sua mensagem, mantendo também a atenção dos participantes com mais dinamismo na apresentação que resulta em mais engajamento.
Como eu disse anteriormente, independentemente da forma – presencial ou à distância – e das novas dinâmicas de trabalho e comunicação, o fundamental é diagnosticar o contexto e avaliar criteriosamente as ferramentas disponíveis.
Identifique as principais características da sua mensagem e da ferramenta utilizada para construir uma comunicação pensando nelas, explorando os pontos fortes que se oferecem para que você consiga fazer uma comunicação eficiente, que traga bons resultados.
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Abraços, Nelise Cardoso – Salamarela.
Nelise Cardoso é fundadora da Salamarela, especialista em comunicação e professora dos cursos de apresentações: I love PPT, PPTop, PPTeach e Eco. Acredita que se compartilharmos os nossos conhecimentos podemos gerar grandes resultados.
